Die Gefahr des “in-CC-setzen” – oder: wie delegieren NICHT funktioniert!

Eine Führungskraft muss nicht über alles genau Bescheid wissen!

Ich muss zugeben, ich bin ein kleiner Kontrollfreak. Was die Arbeit angeht, würde ich am liebsten niemandem außer mir selbst vertrauen. So kann ich sicher gehen, dass die Arbeit sorgfältig erledigt wird und wenn mir ein Fehler passiert, muss ich eben dafür einstehen. Der Schlüsselbegriff, den ich häufiger zu hören bekomme heißt Delegation. Es ist zwar ein abgekautes Thema und viele von euch können dieses Modewort bestimmt nicht mehr hören. Aber ich würde euch gerne an einem kleinen aber simplen Beispiel verdeutlichen, wozu eine Nicht- Delegation bzw. ein kleiner Kontrollwahn führen kann und ein paar kleine Tipps geben, wie ihr euren Delegations- Alltag besser beschreiten könnt.

Es ist für jeden Mitarbeiter, der einen E- Mail- Anschluss in der Firma hat ein Einfachstes, eine E- Mail mit wichtigen oder unwichtigen Informationen an viele Mitarbeiter zu versenden. Ich persönlich habe damit schlechte Erfahrungen gemacht und muss inzwischen sagen, ich verabscheue die „CC- Funktion“, also jemanden in Kopie zu setzen. (Wusstet ihr eigentlich, dass die Abkürzung CC für carbon copy steht und noch aus der Zeit kommt, als es noch das Durchschlagpapier gab? In dieser Wortherkunft sieht man schon relativ deutlich: die begrenzte Anzahl an Durchschlägen, die es damals gab, waren nur für ganz bestimmte, sorgfältig ausgewählte Personen bestimmt). Den Drang, einfach den jeweiligen Vorgesetzten mit in Kopie zu setzen, damit nichts an ihm vorbei geht und er über alles Bescheid weiß, hat sicherlich jeder von uns schon verspürt. Aber wollen wir als Führungskräfte das auch? Eine Flut an E- Mails, von denen man mit der Hälfte sowie nichts anfangen kann, weil man nicht in dem jeweiligen Vorgang steckt? Müssen wir über jede noch so winzige Information den Überblick behalten? Bzw. , sind wir mal ehrlich, selbst wenn man bei vielen E- Mails in Kopie gesetzt wird: den Überblick haben wir doch meist trotzdem nicht, zumindest nicht im Detail, oder?

 

Ein Weg um aus diesem Teufelskreis relativ einfach heraus zu finden? Dokumentiert die Aufgaben, die ihr an eure Mitarbeiter weiter gegeben habt, in einem Buch oder einer Excel- Tabelle (wie es euch am liebsten ist). Schreibt auf, welche Aufgabe ihr wann an wen übertragen habt und wann bzw. bis wann ihr eine Rückmeldung erwartet. Der jeweilige Mitarbeiter ist dann für die gesamte Aufgabe zuständig und kann euch bei Fragen oder vor Bekanntgabe des Ergebnisses, noch einmal ansprechen. Falls Planänderungen auftreten: dokumentiert sie für euch! So könnt ihr, falls Rückfragen kommen oder Probleme auftauchen direkt nachschauen, welcher Mitarbeiter nun für diese Aufgabe zuständig ist und diesen gezielt ansprechen. Und, ich bin mir ziemlich sicher, dass der Mitarbeiter dann euch erklärt oder selber heraus findet, wo das Problem liegt. Er ist derjenige, der sich in die Aufgabe eingearbeitet hat und genau weiß, was Sache ist. Ihr mit eurem meist nur oberflächlichen Wissen werdet durch die Informationsfetzen der E- Mails wahrscheinlich nur noch mehr verwirrt. Also:

Lasst die Vorgänge da, wo sie bearbeitet werden! Die Mitarbeiter haben den besten Überblick!

Wie ihr nun den E- Mail- Wirrwarr beseitigt? Sprecht mit euren Mitarbeitern und erklärt ihnen die Situation! Um die Struktur und vor allem die Kommunikation auch innerhalb des Teams zu verbessern, würde ich zum Beispiel die Aufgabenliste öffentlich machen, entweder als gemeinsame Excel- Tabelle oder als Plakat am schwarzen Brett. So können auch die Mitarbeiter untereinander ihre Aufgabenverteilung eintragen und nachvollziehen. Denn nichts ist schlimmer, als bei seiner eigenen Aufgabe zu hören, dass sich jemand anders darum gekümmert hat und ggf. die Arbeit doppelt gemacht wurde. Aber das ist ein anderes Thema!

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