Lieber einmal zu viel dokumentiert, als einmal zu wenig!

Aus meinen vorherigen Beiträgen ließ sich schon erkennen, dass ein großes Problem für Führungskräfte darin liegt, den Mitarbeiter möglichst viel Freiraum zu lassen, jedoch die Möglichkeit zu haben, jederzeit bestimmte Vorgänge nachvollziehen zu können. Mein Tipp:

Dokumentiert auch vermeintlich unwichtige Vorgänge lieber einmal zu viel und zu genau, als einmal zu wenig!

Und, besonders wichtig: sensibilisiert eure Mitarbeiter dahin, dass sie das gleiche tun.

 

Eine ausreichende Dokumentation scheint auf den ersten Blick ein enorm zeitraubender Aspekt im Arbeitsalltag zu sein. Hat man sich jedoch einmal daran gewöhnt, auf jedes Schreiben, dass herausgeschickt wird, ein Datum zu machen oder ggf. noch die Art der Versendung (per Post, per Mail usw.), können sowohl die Kollegen als auch die Vorgesetzten die ihnen im Detail unbekannten Vorgänge besser nachvollziehen. Auch Gesprächsnotizen sowohl von persönlichen als auch von telefonischen Gesprächen erleichtern das Suchen und Nachvollziehen für Außenstehende.

Ein einfaches Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihrer Abteilung fällt kurzfristig krankheitsbedingt aus. Er war mit einem bestimmten Projekt betreut, um das sich in Vertretung nun ein Kollege kümmern soll. Sie als Vorgesetzten suchen sich die entsprechenden Unterlagen dazu raus. Das aktuellste Dokument (eine E- Mail des Auftraggebers mit Änderungswünschen) finden Sie relativ schnell. Sie bitten nun einen anderen Mitarbeiter, dieses Projekt in der Zwischenzeit weiter zu bearbeiten und weisen ihn an, die Änderungswünsche gemäß der E- Mail so umzusetzen. Der Mitarbeiter macht sich die Arbeit und mailt einen neuen Entwurf an den Kunden. Nun stellt sich heraus, dass ihr erkrankter Mitarbeiter sich schon mit den Änderungswünschen auseinander gesetzt und mit dem Kunden diesbezüglich telefonisch Rücksprache gehalten hat. In diesem Telefonat ergaben sich darüber hinaus gehende Änderungen. Diese wollte der Mitarbeiter umsetzen, ist dann jedoch erkrankt.

So eine Situation hat diverse negative Auswirkungen: die Arbeit wurde doppelt erledigt und, was noch gravierender ist: der Kunde bekommt den Eindruck, dass Sie als Führungskraft Ihre Abteilung nicht ausreichend koordinieren können und dass dort „keiner weiß, was der andere tut“. Durch eine kleine handschriftliche Notiz mit den Ergänzungen in Stichpunkten und einem Datum darauf hätte allen diese Situation erspart.

 

Doch nicht nur Unstimmigkeiten innerhalb des Teams oder mit externen Ansprechpartner kann aus der mangelnden Dokumentation entstehen. Gerade für arbeitsrechtliche Aspekte wie einer möglichen Abmahnung/ Kündigung ist eine ausreichende Dokumentation unabdingbar! Wie oft habe ich schon von Fällen gehört, wo zwar mit den Mitarbeitern über verhaltensbedingte Verfehlungen gesprochen wurde, dies aber niemals irgendwo festgehalten wurde. Was ist das Ergebnis? Man kann nichts vorweisen und es ist nahezu unmöglich, auch nach mehrmaligen Gesprächen den Mitarbeiter zu kündigen. Die Führungskraft muss „bei Null anfangen“, ab da alles dokumentieren, darauf hin eine Abmahnung aussprechen und dann erst kann ohne Probleme gekündigt werden. Eine Dokumentation von Anfang an hätte diesen Prozess erheblich erleichtert und verkürzt!

 

Also: nehmt euch die Zeit und gebt euren Mitarbeitern die Freiräume, sich Notizen zu machen! Es wird sich auszahlen!

 

 

 

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