Einarbeitung in die Einarbeitung – Teil 2: Maßnahmen erfolgreicher Einarbeitung vor Arbeitsbeginn

Schon bevor ein neuer Mitarbeiter die neue Stelle bei euch antritt, entwickeln sich bei ihm gewisse Erwartungen und Wünsche an seinen neuen Arbeitsplatz. Deshalb ist es wichtig, dass ihr dann schon darauf Wert legt und dafür sorgt, dass gewisse Vorbereitungen getroffen werden.

  • Der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters ist das eigene kleine persönliche Reich zwischen den ganzen neuen Erfahrungen und Herausforderungen. Hier hat euer neuer Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag an eine Anlaufstelle, kann seine persönlichen Sachen dort ablegen und stellt sich vielleicht sogar Fotos von der Familie auf. Deshalb sollte es nicht verwundern, dass die vollständige Ausstattung und Vorbereitung dieses Arbeitsplatzes eine wichtige Sache ist. Versetzt euch doch selbst mal in die Lage: Ihr kommt als neuer Mitarbeiter am ersten Tag ins Büro, müsst eure Tasche nur irgendwo in die Ecke legen. Nein, es gibt (noch) keinen eigenen PC, geschweige denn eine E-Mail Adresse. was ihr tut die ersten Tage? Anstatt direkt per Mail erreichbar zu sein, sich bei Leerlauf schon mal durch wichtige Dokumente eueres neuen Aufgabenbereichs zu klicken oder im Intranet die neuesten Neuigkeiten nachzulesen, müsst ihr auf einem Klappstuhl neben euren neuen Kollegen sitzen und schön alles per Hand mitschreiben. Direkt kleine Aufgaben übernehmen? Fehlanzeige! Ist ja auch etwas schwieirg ohne PC oder Telefon. Auch die sonstigen wichtigen Schreibtischutensilien wie Locher, Tacker, Notizbuch und Kalender sollten dann irgendwann natürlich nicht fehlen. Um auch der IT- Abteilung genug Zeit zu geben, alles einzurichten, würde ich euch empfehlen, spätestens 2 Wochen vor Arbeitsbeginn eures neuen Mitarbeiters mit diesen Vorbereitungen anzufangen.
  • Vergesst bitte auch nicht die anderen wichtigen organisatorischen Vorbereitungen. Es ist zum Beispiel wichtig, dass der Mitabeiter weiß, wann und wo er sich melden soll am ersten Arbeitstag und wie die Parkmöglichkeiten sind (Falls ihr das nicht beim Vorstellungsgegsepräch pder bei der Vertragsunterzeichung schon mitgeteilt habt. Je nachdem wie lange der Zeitraum dazwischen liegt, wäre es vielleicht auch schön, wenn ihr kurz vorher euren Mitarbeiter nochmal persönlich anruft und fragt, ob für den ersten Arbeitstag alles geklärt ist und dass ihr euch auf die Zusammenarbeit freut.) Intern mit eurem Team solltet ihr festelegen, wer den neuen Mitarbeiter am Empfang abholt.
  • In dem ersten Teil zu dieser Beitragsreihe habe ich euch ja erklärt, was auch die mangelnde Einbeziehung des restlichen Teams für negative Konsequenzen haben kann. Setzt euch mit euren anderen Mitarbeitern zusammen und überlegt, wer wie am besten zur Einarbeitung des neuen Mitarbeiters beitragen kann. Wer wird dem neuen Mitarbeiter die Sozialräumen zeigen? Wer die notwendige Software? Wird jemand am ersten arbeitstag eine Führung und/oder Vorstellungsrunde übernehmen? Und von wem wird der neue Mitarbeiter welche Aufgaben übernehmen? Mein Tipp hierzu: Es ist schön, wenn verschiedene eurer Mitarbeiter sich dazu bereit erklären, Teile der Einführung und Einarbeitung zu übernehmen. Das zeigt, dass sie sich auf den neuen Kollegen freuen. Sinnvoller wäre es jedoch, nur einen Paten zu bestellen, der dann fester Ansprechpartner wird (hierzu folgt eine nähere Erläuterung in Teil 4: Einarbeitungsmaßnahmen).
  • Habt ihr schon mal darüber nachgedacht, dass es für neue Mitarbeiter schön ist, eine Informationsbeschüre oder -mappe über ihren neuen Arbeitgeber zu bekommen? Vielleicht habt ihr in eurem Unternehmen sogar etwas in der Art. Aber bekommen eure Mitarbeiter diese Informationen schon vor Beginn oder erst am ersten Arbeitstag? Der Vorteil, den Mitarbeitern vorher schon eine Infomappe mitzugeben, liegt einfach darin, dass sie so die Möglichkeit haben, sich alles in Ruhe anzuschauen und auch Familie und Freunden zu zeigen, wo sie in Zukunft arbeiten werden. Darüber hinaus stärkt dies die Bindung. Die Mitarbeiter erkennen, dass sich ihr zukündtiger Arbeitgeber gedanken macht und dass er sich – sogar schon vor dem ersten Arbeitstag – um seine MItarbeiter kümmert. Eine nicht ausreichende oder verspätete Informationsvermittlung kann dazu führen, dass sich der Mitarbeiter in seinem neuen Arbeitsumfeld nicht gut orientieren kann. Das Fehlen grundlegender Kenntnisse über das Unternehmen kann auch bei ihren übrigen Teammitgliedern den Eindruck erwecken, er wäre nicht ausreichend vorbereitet.

Im nächsten Teil erzähle ich euch dann etwas über die wichtigsten Aspekte der Einarbeitung am ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter.

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