Viele Köche verderben den Brei!

Nach über einem Jahr möchte ich gerne einen Aspekt meines Beitrags Die Gefahr des „in-CC- setzen“ – oder: wie delegieren nicht funktioniert wieder aufnehmen: welche Konsequenzen schlechte Delegation und schlechte Absprache unter den Kollegen haben kann. Stellen wir uns einfach mal die Situation vor, dass wir von unserem Vorgesetzten eine Aufgabe bekommen haben, an der wir schon über eine Woche immer wieder arbeiten. Es ist wirklich eine interessante, aber auch anspruchsvolle Aufgabe und wir wollen unseren Chef auf gar keinen Fall enttäuschen. Das Problem: er hat sich aber keine Notizen gemacht, wem er diese Aufgabe übertragen hat. Und sogar noch schlimmer: er hat in dem ganzen Stress sogar vergessen, dass er die Aufgabe überhaupt schon an einen Mitarbeiter weiter gegeben hat. In der Pause sitzt ihr dann mit den Kollegen zusammen und erzählt stolz, dass ihr endlich mit einem längeren Projekt fertig geworden und schon gespannt seid, wie euer Vorgesetzter die Ergebnisse findet. Natürlich berichtet ihr auch kurz, worum es bei dem Projekt ging. Nach der Pause nimmt eine Kollegin euch zur Seite um nochmal genau zu klären, um welche Aufgabe es bei euch ging. Es stellt sich heraus, dass sie nämlich genau das Gleiche bearbeiten sollte und dort auch ziemlich viel Zeit und Energie reingesteckt hat. Könnt ihr euch vorstellen, was für vielschichtige Auswirkungen so eine Situation für alle Beteiligten haben kann?

  • Die offensichtlichste Auswirkung ist die wirtschaftliche. Zwei (im schlimmsten Fall sehr gut bezahlte) Mitarbeiter arbeiten mit einem hohen Zeitaufwand an der gleichen Aufgabe. Die Zeit und der währenddessen verdiente Lohn ist also umsonst gezahlt worden.
  • Eine der Mitarbeiterinnen hätte in der Zeit auch gut andere Aufgaben erledigen können, die nun liegen bleiben oder von den anderen Teammitgliedern – zusätzlich zu deren normalen Tätigkeiten – aufgefangen werden müssen.
  • Für die beiden Mitarbeiterinnen ist die Situation total frustrierend und demotivierend. Obwohl sie noch keine Rückmeldungen zu ihren Ergebnissen bekommen haben, zeigt das nicht gerade eine Wertschätzung ihrer Arbeit. Vielleicht haben sie sogar das Gefühl gehabt, dass ihr Vorgesetzter ihnen bewusst diese wichtige Aufgabe gegeben hat und sie nicht einfach von irgendjemandem hat erledigen lassen?! Am schlimmsten ist es jedoch für die Mitarbeiterin, die die Aufgabe als erste bekommen hat. Sie wurde von ihrem Chef völlig vergessen. Und ihre Arbeit wäre wahrscheinlich umsonst gewesen, wenn nicht durch Zufall das Gespräch in der Pause auf dieses Thema gekommen wäre.
  • Und was gibt das für ein Bild von der Führungsleistung des Vorgesetzten? – Er hat seine Abteilung und die anliegenden Themen nicht im Griff!
  • Handelt es sich um eine eher kreative Aufgabe, kann es je nach Persönlichkeit der beiden Mitarbeiterinnen als Folge dieser Doppelvergabe sogar zu einem Konkurrenzkampf kommen. Beide haben sich Mühe gegeben und möchten den Chef mit Ihren Ergebnissen beeindrucken. Sie möchten, dass ihr Vorschlag letztendlich umgesetzt wird. Dass nun plötzlich noch ein zweiter Vorschlag mit im Rennen ist, damit müssen sie sich erst mal abfinden.
  • Handelt es sich um eine reine Aufarbeitung von Zahlen oder Kennzahlen, kann dieses Missverständnis dazu führen, dass der Vorgesetzte im schlimmsten Fall zwei völlig unterschiedliche Werte vorgelegt bekommt. Eine der beiden hat vielleicht ganz andere Basiswerte zugrunde gelegt, oder bestimmte Werte nicht mit einbezogen (ich denke da gerade an einen Fall aus dem Personaleralltag: die einen machen Personalstatistiken mit der Kopfanzahl, die anderen mit FTEs; oder Personalkosten mit oder ohne SV- Beiträge). Der Chef bekommt nun beide Auswertungen, schaut sie durch und weiß nun natürlich nicht, welche Zahlen richtig sind und auf welche er sich verlassen kann. Nimmt er das gelassen, da er ja Schuld an der ganzen Situation hat, dann lässt er die beiden alleine abstimmen und verlangt, dass sie sich auf eine Vorgehensweise einigen. Er könnte das jedoch auch zum Anlass nehmen um den beiden einen ordentlichen Einlauf zu verpassen. Die Aufgabe war klar und deutlich gestellt und da geht es nicht, dass er verschiedene Ergebnisse bekommt.

Für mich persönlich ist jedoch das schlimmste an der Situation die Erkenntnis, dass auch die Kollegen im Team nicht miteinander gesprochen haben! Warum weiß da der eine nicht, was der andere tut? Viele übersetzen TEAM ja scherzhaft mit „Toll, ein anderer macht’s!“. Das ist natürlich der falsche Ansatz, aber es darf auch nicht dazu führen, dass man die Aufgaben an sich reißt und mit den Kollegen nicht spricht. Wieso kann man sich nicht – ob nun mit dem Vorgesetzten oder ohne – jeden Morgen mal kurz zusammen setzten und jeder erzählt, was bei ihm so an dem Tag anliegt?  Das hat dann auch nichts mehr mit dem Führungsverhalten des Vorgesetzten zu tun sondern mit der eigenen Führung – der Führung durch das To Do des Tages. Das liegt in der Selbstverantwortung der Mitarbeiter, sich kurz mit dem Team abzusprechen. Das macht vielleicht 5 – 10 Minuten pro Tag aus, kann aber wie in meinem Beispiel, viel Arbeitszeit und die damit verbundenen Konsequenzen von vorne herein vermeiden.   Ihr als Führungskräfte schafft es nicht täglich, euch mit euren Mitarbeitern zusammen zu setzten? Für mich nicht optimal, aber okay. Aber ihr solltet euren Mitarbeitern wenigsten den Impuls eines regelmäßigen Austauschs geben – das hat auch für euch Vorteile, falls ihr mal den Überblick verliert ;-).

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