Einarbeitung in die Einarbeitung – Teil 4: Maßnahmen erfolgreicher Einarbeitung während der Einarbeitungsphase

Nach dem ersten Arbeitstag beginnt die tatsächliche Einarbeitungsphase mit der fachlichen Einarbeitung am Arbeitsplatz und – was auch nicht zu vernachlässigen ist – die soziale Integration in das Unternehmen und das Team. Wie lang die Einarbeitungsphase tatsächlich dauert, lässt sich nicht genau festlegen. Ihr könnt euch ja sicherlich vorstellen: je nach Anforderung an die Stelle und je nach Stellenbeschreibung kann die Dauer der Einarbeitung extrem variieren. Alles ist jedoch für alle gleich: die Hilfsmittel für euch als Führungskräfte, die euch bei einer erfolgreichen betrieblichen Einarbeitung eurer neuen Mitarbeiter helfen sollen: ein Einarbeitungsplan, ein Mentoring- oder Patenprogramm sowie regelmäßige Feedbackgespräche.

  • Ein Einarbeitungsplan bzw. -programm stellt die wichtigsten Punkte der Einarbeitung in einem zeitlichen Ablauf dar. Wichtig ist, dass ihr hier festlegt, welche Bereiche der neue Mitarbeiter während seiner Einarbeitung in welcher Zeit durchlaufen soll und welcher Mitarbeiter für die jeweiligen Stationen verantwortlich ist. Wichtig für euch ist, dass ihr in den Einarbeitungsplan einbezieht, wie genau die Einarbeitung in eurer Abteilung laufen soll und auch an welchen Kriterien später der Leistungsstand eurer neuen Mitarbeiter gemessen werden soll. Aber auch über die Abteilungsgrenzen hinaus würde ich euch raten, einen Plan zu machen. Um den Umfang der neuen Aufgabe zu verstehen und in den Unternehmenskontext einarbeiten zu können ist es für eure neuen Teammitglieder wichtig, dass sie auch mal in andere Abteilungen reinschnuppern können und von dem Mitarbeitern dort einen kleinen Einblick in deren Aufgaben und Zuständigkeiten zu bekommen.
  • Darüber hinaus würde ich euch ein Paten- oder Mentorensystem empfehlen. Was der Unterschied ist? Paten sind erfahrene Kollegen auf der gleichen Hierarchieebene, die als Bindeglied zwischen den neuen Mitarbeitern und dem Team fungieren und in erster Linie fachliche Unterstützung geben. Ein Mentor hingegen ist meist eine Führungskraft aus einem anderen Unternehmensbereich, die eine ganzheitliche Sicht auf die eigene Aufgabe vermitteln sollen. Was für euch der Vorteil ist? Durch die Übernahme der fachlichen und sozialen Aufgaben entlasten Paten/ Mentoren euch als Führungskräfte bei der Einarbeitung eurer neuen Mitarbieter. Hierzu solltet ihr jedoch eiduetige Zuständigkeiten festlegen, damit es nicht zu Kompetenzkonflikten kommt.
  • Gerade für eure neuen Mitarbeiter wäre es super, wenn ihr während der gesamten Einarbeitungsphase immer wieder Feedbeackgespräche mit ihnen führt. Mögliche Themen hierbei wären zum Beispiel der aktuelle Stand der Einarbeitung sowie der Fortschritt des Einarbeitungsplans. Zusätzlich gebt ihr euren Mitarbeiter ein positives Gefühl, da ihr euch für ihre Angelegenheiten ausreichend Zeit nehmt. Meiner Meinung nach sollten diese Gespräche jedoch nicht nur einseitig stattfinden. Neue Mitarbeiter, die eine unvoreingenommene Sicht auf die neue Arbeit und die Strukturen des Unternehmens haben, können auch euch ein Feedback bezüglich der Durchführung der Einarbeitung geben. Vielleicht könnt ihr daraus noch Verbesserungspotentiale erkennen und für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beherzigen.

Ich hoffe, ich konnte euch ein paar wichtige und vielleicht auch neue Aspekte für die zukünftige Einarbeitung eurer neuen Mitarbeiter mitgeben. Um zu erkennen, wo bei euch in der Vergangenheit die Defizite lagen, wäre es vielleicht sinnvoll, eure neuesten Mitarbeiter einmal zu fragen, wie die Einarbeitung bei ihnen so abgelaufen ist und wie sie sich dabei gefühlt haben. Ihr könnt daraus nur lernen!

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Mein ersten Artikel in einer Fachzeitschrift ist erschienen - auch hier mit guten Tipps für euch als Führungskräfte, um euer Unternehmen attraktiv für potentielle Auszubildende zu machen.  (erschienen in: Personal im Fokus, Ausgabe 02/2015)

Mein erster Artikel in einer Fachzeitschrift ist erschienen – auch hier mit guten Tipps für euch als Führungskräfte, um euer Unternehmen noch attraktiver für potentielle Auszubildende zu machen. (erschienen in: Personal im Fokus, Ausgabe 02/2015)

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Einarbeitung in die Einarbeitung – Teil 3: Maßnahmen erfolgreicher Einarbeitung am ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist für eure neuen Mitarbeiter besonders wichtig. Ihr könnt euch das ja vielleicht vorstellen, wie es ist, voller Erwartungen eine neue Stelle zu beginnen. Der erste Arbeitstag kann somit entscheidend darüber sein, mit wie viel Spaß, Motivation und Engagement der Mitarbeiter seinem zukünftigen Aufgabengebiet begegnen wird. Deshalb: Bereitet euren neuen Mitarbeitern einen großartigen Start! Es wird sich für eure zukünftige Zusammenarbeit auszahlen.

  • Am schönsten wäre es natürlich, wenn ihr euch die Zeit nehmt, eure neuen Mitarbeiter selbst am Empfang abzuholen. Trotz Termindruck solltet ihr euch die Wichtigkeit dieser kleinen Geste zu Herzen nehmen. Ansonsten kann natürlich auch gerne ein anderes Teammitglied den neuen Kollegen begrüßen. Egal wer die Begrüßung übernimmt: seid herzlich und bringt dem Mitarbeiter direkt von Anfang an Wertschätzung entgegen. Das heißt: keine Telefonate, keine kurzen Gespräche auf dem Gang – widmet ihm zumindest für die ersten paar Minuten eure vollste Aufmerksamkeit.
  • Habt ihr vielleicht ein nettes Give- Away mit Firmenlogo, das ihr für euren neuen Mitarbeiter entbehren könnt? Vielleicht eine Kaffeetasse, ein Regenschirm oder ein T- Shirt? Wenn ja, wäre so ein unternehmensspezifisches Begrüßungsgeschenk perfekt zum Einsteig in den neuen Arbeitsplatz. Und das hat nicht nur den Vorteil, dass dem Mitarbeiter das Gefühl vermittelt wird, die Kollegen, die Führungskraft und vielleicht sogar das ganze Unternehmen freut sich auf die Zusammenarbeit. Die ständige Präsenz des Firmenlogos auch in der Freizeit des Mitarbeiters stärkt die Bindung.
  • Damit euer neuer Mitarbeiter seine Kollegen direkt am ersten Arbeitstag kennenlernt und alle Beteiligten sich ein wenig ‚beschnuppern‘ können, ist eine umfangreiche Vorstellungsrunde im Team sinnvoll. Ich würde euch empfehlen, hierfür ausreichend Zeit einzuplanen und die übrigen Mitarbeiter für diese Zeit von ihren normalen Tätigkeiten freizustellen. Alle sollen sich ganz auf sich konzentrieren können. Hierbei wäre es sinnvoll, auch die Inhalte und den Ablauf der Einarbeitung, im besten Fall anhand eines von auch vorher festgelegten Einarbeitungsplans (mehr dazu im nächsten Teil dieser Beitragsserie), im Team zu besprechen. Für die neuen Mitarbeiter ist es sehr wichtig, wenn sie direkt von Anfang an wissen, wann sie sich an wen wenden können und wer im Team für welchen Bereich der Einarbeitung zuständig ist.
  • Falls ihr das während des Vorstellungsgesprächs noch nicht getan habt, wäre es auch schön, mit dem neuen Mitarbeiter eine kleine Führung durch die Räumlichkeiten zu machen und ihm somit einen Einblick in sein zukünftiges Arbeitsumfeld und die Unternehmensstrukturen zu geben.

Nach der – hoffentlich gut geplanten und erfolgreichen – Vorbereitung geht es dann in die eigentliche Phase der Einarbeitung. Die wichtigsten Anforderungen erfahrt ihr dann von mir im nächsten Beitrag.

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Einarbeitung in die Einarbeitung – Teil 2: Maßnahmen erfolgreicher Einarbeitung vor Arbeitsbeginn

Schon bevor ein neuer Mitarbeiter die neue Stelle bei euch antritt, entwickeln sich bei ihm gewisse Erwartungen und Wünsche an seinen neuen Arbeitsplatz. Deshalb ist es wichtig, dass ihr dann schon darauf Wert legt und dafür sorgt, dass gewisse Vorbereitungen getroffen werden.

  • Der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters ist das eigene kleine persönliche Reich zwischen den ganzen neuen Erfahrungen und Herausforderungen. Hier hat euer neuer Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag an eine Anlaufstelle, kann seine persönlichen Sachen dort ablegen und stellt sich vielleicht sogar Fotos von der Familie auf. Deshalb sollte es nicht verwundern, dass die vollständige Ausstattung und Vorbereitung dieses Arbeitsplatzes eine wichtige Sache ist. Versetzt euch doch selbst mal in die Lage: Ihr kommt als neuer Mitarbeiter am ersten Tag ins Büro, müsst eure Tasche nur irgendwo in die Ecke legen. Nein, es gibt (noch) keinen eigenen PC, geschweige denn eine E-Mail Adresse. was ihr tut die ersten Tage? Anstatt direkt per Mail erreichbar zu sein, sich bei Leerlauf schon mal durch wichtige Dokumente eueres neuen Aufgabenbereichs zu klicken oder im Intranet die neuesten Neuigkeiten nachzulesen, müsst ihr auf einem Klappstuhl neben euren neuen Kollegen sitzen und schön alles per Hand mitschreiben. Direkt kleine Aufgaben übernehmen? Fehlanzeige! Ist ja auch etwas schwieirg ohne PC oder Telefon. Auch die sonstigen wichtigen Schreibtischutensilien wie Locher, Tacker, Notizbuch und Kalender sollten dann irgendwann natürlich nicht fehlen. Um auch der IT- Abteilung genug Zeit zu geben, alles einzurichten, würde ich euch empfehlen, spätestens 2 Wochen vor Arbeitsbeginn eures neuen Mitarbeiters mit diesen Vorbereitungen anzufangen.
  • Vergesst bitte auch nicht die anderen wichtigen organisatorischen Vorbereitungen. Es ist zum Beispiel wichtig, dass der Mitabeiter weiß, wann und wo er sich melden soll am ersten Arbeitstag und wie die Parkmöglichkeiten sind (Falls ihr das nicht beim Vorstellungsgegsepräch pder bei der Vertragsunterzeichung schon mitgeteilt habt. Je nachdem wie lange der Zeitraum dazwischen liegt, wäre es vielleicht auch schön, wenn ihr kurz vorher euren Mitarbeiter nochmal persönlich anruft und fragt, ob für den ersten Arbeitstag alles geklärt ist und dass ihr euch auf die Zusammenarbeit freut.) Intern mit eurem Team solltet ihr festelegen, wer den neuen Mitarbeiter am Empfang abholt.
  • In dem ersten Teil zu dieser Beitragsreihe habe ich euch ja erklärt, was auch die mangelnde Einbeziehung des restlichen Teams für negative Konsequenzen haben kann. Setzt euch mit euren anderen Mitarbeitern zusammen und überlegt, wer wie am besten zur Einarbeitung des neuen Mitarbeiters beitragen kann. Wer wird dem neuen Mitarbeiter die Sozialräumen zeigen? Wer die notwendige Software? Wird jemand am ersten arbeitstag eine Führung und/oder Vorstellungsrunde übernehmen? Und von wem wird der neue Mitarbeiter welche Aufgaben übernehmen? Mein Tipp hierzu: Es ist schön, wenn verschiedene eurer Mitarbeiter sich dazu bereit erklären, Teile der Einführung und Einarbeitung zu übernehmen. Das zeigt, dass sie sich auf den neuen Kollegen freuen. Sinnvoller wäre es jedoch, nur einen Paten zu bestellen, der dann fester Ansprechpartner wird (hierzu folgt eine nähere Erläuterung in Teil 4: Einarbeitungsmaßnahmen).
  • Habt ihr schon mal darüber nachgedacht, dass es für neue Mitarbeiter schön ist, eine Informationsbeschüre oder -mappe über ihren neuen Arbeitgeber zu bekommen? Vielleicht habt ihr in eurem Unternehmen sogar etwas in der Art. Aber bekommen eure Mitarbeiter diese Informationen schon vor Beginn oder erst am ersten Arbeitstag? Der Vorteil, den Mitarbeitern vorher schon eine Infomappe mitzugeben, liegt einfach darin, dass sie so die Möglichkeit haben, sich alles in Ruhe anzuschauen und auch Familie und Freunden zu zeigen, wo sie in Zukunft arbeiten werden. Darüber hinaus stärkt dies die Bindung. Die Mitarbeiter erkennen, dass sich ihr zukündtiger Arbeitgeber gedanken macht und dass er sich – sogar schon vor dem ersten Arbeitstag – um seine MItarbeiter kümmert. Eine nicht ausreichende oder verspätete Informationsvermittlung kann dazu führen, dass sich der Mitarbeiter in seinem neuen Arbeitsumfeld nicht gut orientieren kann. Das Fehlen grundlegender Kenntnisse über das Unternehmen kann auch bei ihren übrigen Teammitgliedern den Eindruck erwecken, er wäre nicht ausreichend vorbereitet.

Im nächsten Teil erzähle ich euch dann etwas über die wichtigsten Aspekte der Einarbeitung am ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter.

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Einarbeitung in die Einarbeitung – Teil 1: Auswirkungen einer mangelhaften Einarbeitung

So, ich möchte euch nun ein weiteres meiner Spezialthemen näher bringen: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ich habe meine Masterarbeit über dieses Thema geschrieben und werde die von mir herausgefundenen Ergebnisse euch nun anhand von einer Beitragsserie zur Verfügung stellen. Ich wünsche euch ganz viel Spaß dabei!

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Die Einarbeitung von neuem Personal liegt eindeutig in der Verantwortung des Vorgesetzten, also bei euch. Deshalb ist es wichtig, dass ihr versteht und verinnerlicht, warum die Einarbeitung so wichtig ist, was alles zu einem erfolgreichen und gut durchdachten Einarbeitungskonzept gehört und was ihr tun müsst, um ein einheitliches Einarbeitungskonzept in eurem Unternehmen einzuführen.

Die betriebliche Einarbeitung von neuen Mitarbeitern umfasst alle Maßnahmen, die die Mitarbeiter in der Einarbeitungszeit fachlich und sozial unterstützen sollen. Sie kann bei Neueinstellungen, Versetzungen sowie im Vertretungsfall bei Urlaub oder Krankheit wichtig werden. Eine mangelhafte Einführung kann die verschiedensten negativen Auswirkungen haben, sowohl für die Mitarbeiter selbst, als auch für das Unternehmen und auch für euch als Führungskräfte und euer Team.

  • Besonders die sogenannte Frühfluktuation neuer Mitarbeiter stellt ein großes Problem für die Unternehmen dar. Gerade während der Einarbeitungzeit bilden sich die neuen Mitarbeiter eine Meinung über ihre neue Arbeit: die Aufgaben, die Kollegen, den Vorgesetzten, das Unternehmensklima und vieles mehr. Ja, es stimmt, dass das Sprichwort „Der erste Eindruck zählt“ auch hier von enormer Bedeutung ist. Wenn ihr also eure neuen Mitarbeiter halten und nicht innerhalb der Probezeit schon wieder verlieren wollt, müsst ihr an einer systematischen Einarbeitung arbeiten.
  • Ihr als Führungskraft hofft natürlich, dass ihr neue Mitarbeiter so schnell und gut wie möglich einsetzen und mit eigenen Aufgaben betrauen könnt, auch wenn euch wahrscheinlich klar ist, dass dies kaum möglich ist. Denn – sind wir mal ehrlich – ein neuer Mitarbeiter ist nun mal nicht so einsatzfähig wie jemand, der bereits eingearbeitet ist. Die erste Zeit fordert eine hohe Investition von Zeit und somit auch Geld und bestimmt auch ein paar Nerven. Durch gute Einarbeitung kann das Potenzial der Mitarbeiter besser genutzt werden und sie können schneller selsbtändig, eigenverantwortlich und fachgerecht ihre neuen Aufgaben übernehmen und so zum Teamerfolg beitragen.
  • Darüber hinaus solltet ihr euch bewusst sein, dass die schelchte Einarbeitung neuer Mitarbeiter auch zur einer Verschlechterung des Arbeitsklimas und Demotivation eurer anderen Teammitglieder führen kann. Eure anderen Mitarbeiter können so sehr schlecht abschätzen, ob der neue Mitarbeiter fachlich und vor allem auch persönlich in euer Team passt. Ihr als Führungskräfte müsst versuchen, eure Mitarbeiter in die Einarbeitung der Neuen einzubinden und von vorne herein mit offenen Karten spielen. Setzt euch mit den anderen zusammen und informiert sie rechtzeitig über die Einstellung des neuen Kollegen. So haben sie die Chance, sich auf die Tatsache, dass ein neuer Mitarbeiter Teil des Teams wird, einzustellen. Hierzu gehört vor allem, dass sie sich mit der Person an sich, seiner Ausbildung und Erfahrung sowie der daraus resultierenden neuen Aufgabenverteilung und Gruppenkonstellation auseinander setzen.
  • Für die neuen Mitarbeiter kann eine mangelhafte Einarbeitung dazu führen, dass sie sich nicht ausreichend in das Unternehmen generell und vor allem in euer Team integriert fühlen und keine Gelegenheit bekommen, unternehmensinterne Netzwerke aufzubauen. Je nach Persönlichkeit des neuen Mitarbeiters ist dieser Aspekt besonders entscheidend, vor allem bei zurückhaltenden Personen. So wichtig wie es ist, die Kollegen einzubeziehen ist es auch, die neuen Mitarbeiter zu unterstützen und in Diskussionen und Gespräche einzubinden. Und das vielleicht nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch in den Pausen. Niemand ist glücklich und niemand kann gute Arbeit leisten, wenn er sich in seiner Arbeitsumgebung nicht wohl fühlt. Und da spielt das Team wahrscheinlich die zentralste Rolle!

Ich hoffe, euch sind die verschiedenen Aspekte deutlich geworden, die von einer mangelhaften Einarbeitung beeinflusst werden. In meinem nächsten Beitrag zum Thema Einarbeitung werde ich euch die wichtigsten Punkte der Einarbeitung vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter näher bringen.

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Gute Vorsätze für 2015!

In meinem vorherigen Beitrag habe ich euch ja schon eine kleine Anregung für einen guten Vorsatz für das neue Jahr 2015 gegeben.

Was haltet ihr davon, zusammen mit euren Mitarbeitern eine Liste an Vorsätzen zu erarbeiten? Diese könnten sowohl für das ganze Team als auch für die Zusammenarbeit oder auch für jeden einzelnen Mitarbeiter gelten. Ein Poster/ Plakat mit der entsprechenden Überschrift („Unsere guten Vorsätze für das Jahr 2015“) kann dann nach dem Brainstorming an einem für alle sichtbaren Ort aufgehängt werden. Und ist es nicht schön, im Laufe des Jahres bei den Teambesprechungen immer wieder zu gucken, was man – gemeinsam – geschafft hat? Psychologisch ist dies meiner Meinung nach hilfreicher als die Vereinbarung von Zielen in einem von der Geschäftsleitung vorgegebenen Zielvereinbarungsgespräch, dass nach einem auch vorgebebenen Schema ablaufen und festgehalten werden muss. Und um dieses Gefühl noch weiter zu fördern: Streicht die Punkte nicht durch, wenn ihr sie erreicht habt. Sucht euch ein buntes Symbol aus (vielleicht ein Smiley, ein großer farbiger Haken oder ein Ausrufezeichen) und pinnt es hinter den erreichten Vorsatz.

Vielleicht gefällt euch mein Vorschlag und ihr berichtet mal von euren Erfahrungen damit. Oder habt ihr noch andere Vorschläge?

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Mach‘ auch mal die Tür zu…..

Viele überlegen sich gute Vorsätze für ein neues Jahr. Beliebt hierbei sind vor allem mehr Sport, abnehmen, mehr Zeit für die Familie. Vielleicht sind dabei sogar auch in beruflicher Hinsicht Vorsätze dabei wie mehr Bewerbungen schreiben, eine bestimmte Weiterbildung besuchen oder Gehaltsverhandlungen mit dem Chef führen.

Aber habt ihr euch auch mal gute Vorsätze für euren Arbeitsalltag überlegt? In Anlehnung an meinen Beitrag möchte ich euch mit diesem kurzen Beitrag einen kleinen Anstoß dafür geben, was ihr in eurem Arbeits- und Führungsalltag ändern könnt.

Ja, es ist wichtig, dass ihr euch viel Zeit für die Anliegen – ob nun beruflicher oder privater Natur – eurer Mitarbeiter nehmt. Aber ihr dürft natürlich eure eigenen Aufgaben nicht aus den Augen verlieren. Und wenn es mal etwas gibt, was eure volle Aufmerksamkeit benötigt, dann ist es vollkommen in Ordnung, wenn ihr für die Zeit auch mal die Tür zu macht und nicht an euer Telefon geht. Auch eine Führungskraft darf mal ihre volle Aufmerksamkeit nur einer Sache auf einmal schenken. Tut euch selbst dabei nur einen Gefallen: Informiert eure Mitarbeiter darüber, damit sie darauf Rücksicht nehmen können.

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Der perfekte Arbeitsplatz!

Jeder Mensch ist verschieden, da sind wir uns alle wohl einig. Und dass jeder dieser Menschen auch auf verschiedene Weise lernt und arbeitet, ist wohl auch jedem klar. Es gibt diejenigen, die sich lieber die Zeit frei einteilen und zu Hause ganz in Ruhe lernen können (und auch die Disziplin dazu haben, das dann wirklich zu tun) und auf der anderen Seite gibt es die Menschen, die nur lernen können, wenn Sie sich dazu in der Uni oder sonst wo verabreden (ein fester Termin schafft Verbindlichkeit an der Teilnahme).
Und dazwischen gibt es noch die unterschiedlichsten Lerntypen. Gleich verhält es sich mit der Arbeit. Es gibt die Mitarbeiter, die jeden Morgen um 8 Uhr im Büro sind, ihre Arbeit nach den Vorgaben des Vorgesetzten abarbeiten – und das meist wirklich sehr sorgfältig und zuverlässig – und die dann nach getaner Arbeit mit eventuellen Überstunden wieder nach Hause gehen. Zu Hause denken Sie wahrscheinlich noch über die Geschehnisse des Tages nach und was für den nächsten Tag so anliegt. Dann gibt es Mitarbeiter, die gerne ihre eigenen Ideen einbringen und die danach streben, mehr Eigenverantwortung zu bekommen. (Heißt aber Eigenverantwortung automatisch, dass man sich auch zu Hause mehr mit der Arbeit beschäftigt?) Und es gibt diejenigen, die sich ihre Zeit und den Ort ihrer Arbeit am liebsten frei einteilen und trotzdem – oder gerade deshalb?! – sehr gute Ergebnisse abliefern.

Macht es auf Basis dieser Vielfalt an Persönlichkeiten und Einstellungen überhaupt Sinn, Theorien wie die Work- Life- Balance zu vertreten? Und sind alle Mitarbeiter, die der wild diskutierten Generation Y angehören (zu denen gehöre übrigens auch ich) arbeitsfaul und dreist, nur weil sie gerne pünktlich nach Hause gehen und von ihren Arbeitgebern Flexibilität verlangen? Kann man diese Verallgemeinerungen überhaupt treffen? Oder ist es nicht für manche Mitarbeiter, egal welcher „Generation“ sie angehören, gerade wichtig, weiterhin keine Flexibilität zu haben, einfach weil sie von ihrer Persönlichkeit her gerne mit klaren Vorgaben arbeiten? Wie ich in meinem letzten Beitrag zum Thema Überstunden, dass sich in einigen Punkten bestimmt mit dem von heute überschneidet, schon deutlich gemacht habe, kann Arbeitszeit- und -ortflexibilität natürlich nicht in allen Berufen angeboten werden, auch wenn sie von den Mitarbeitern gewünscht wird (nehmen wir hier mal z.B. einen Produktionsbetrieb mit festgelegten Schichten oder den Einzelhandel mit seinen Öffnungszeiten). Hier ist die „Work- Life- Balance“, so wie sie propagiert wird, relativ einfach. Der Mitarbeiter macht seine Arbeit und hat dann Feierabend. Eine Verschiebung der Arbeitszeit, weil z.B. das Kind erst um 8 Uhr in die Schule geht, die Schicht jedoch schon um 6 Uhr beginnt, ist kaum möglich. Die Maschine kann ja nicht 2 Stunden stillstehen. Auf der anderen Seite laufen diese Mitarbeiter auch selten die Gefahr, dass sie nach Arbeitsende noch mit dienstlichen E-Mails, Anrufen o.ä. konfrontiert werden. Aber all die anderen Mitarbeiter, die theoretisch in der Lage wären, ihre Arbeit auch mal mit nach Hause zu nehmen: muss es bei denen die Ausgewogenheit zwischen Familie und Beruf überhaupt geben? Vielleicht macht jemand seinen Job so gerne, dass er kein Problem damit hat, sich auch außerhalb der „üblichen Arbeitszeit“ damit zu beschäftigen. Oder jemand, der aufgrund seiner familiären Situation – nehmen wir mal an, die Person hat Kinder und einen Hund – die Arbeit gerne erledigt, wenn die Kinder in der Schule und der Hund eine große Runde Gassi gewesen ist und dann erst weiter macht, wenn die Kinder schon im Bett sind. Oder von unterwegs aus dem Auto Telefonate erledigt, im Zug eine Präsentation vorbereitet oder im Sommer im Garten auf der Sonnenliege Termine koordiniert. Theoretisch ist alles möglich und kein Modell ist schlecht oder gut per se.

Die alles entscheidende Frage ist natürlich: Was wollt ihr? Was wäre für euch „der (realistisch machbare) perfekte Arbeitsplatz“? Und passt dieser Wunsch zur Realität?
Ich würde euch gerne ein paar Fragen an die Hand geben, euch damit vorerst alleine lassen und euch bitten, euch Gedanken darüber zu machen, was ihr denn für ein Arbeitstyp seid. Diese Überlegungen helfen einem unglaublich weiter: Sie zeigen nicht nur die persönlichen Stärken und Schwächen sondern können auch eine gute Reflexion über die eigene Arbeit sein. Und vielleicht solltet ihr euch diese Überlegungen als Grundlage für ein Gespräch mit euren Vorgesetzten nehmen. Oder ihr merkt, dass euer aktueller Job eigentlich nicht zu euch passt und dass ihr euch verändern solltet. Und vielleicht lasst ihr als Führungskräfte eure Mitarbeiter auch mal ein eigenes Wunschprofil über sich erstellen. Es könnte euch dabei helfen, die Bedürfnisse besser zu erkennen und eventuelle Probleme aus der Welt zu schaffen, die daraus resultieren.
• Könnt ihr besser in einem Einzelbüro oder in einem gemeinsamen Büro mit Kollegen arbeiten?
• Habt ihr eine Kernarbeitszeit vereinbart?
o Wenn ja: Passt diese Kernarbeitszeit zu eurem Lebensstil oder würdet ihr gerne eher/ später anfangen oder die Pausenzeiten verlegen? Wenn ihr die
Möglichkeit hättet, zu wählen: zu welcher Uhrzeit würdet ihr gerne anfangen zu arbeiten?
o Wenn nein: Seid ihr mit der Flexibilität zufrieden oder würden euch feste Arbeitszeiten lieber sein?
• Seid ihr für euer Aufgabengebiet alleine verantwortlich?
o Wenn ja:
 Würdet ihr zwischendurch gerne jemanden anders um Hilfe bitten?
o Wenn nein:
 Arbeitet ihr gerne mit euren Kollegen zusammen (persönliche Ebene)?
 Arbeitet ihr gut mit euren Kollegen zusammen (fachliche Ebene)?
 Gibt es oft Diskussionen zwischen euch und euren Kollegen bezüglich der Art, Schnelligkeit und Genauigkeit der Aufgabenerledigung? Beziehungsweise: Würdet ihr für euch behaupten, dass ihr eure Arbeit besser/ schneller/ sorgfältiger schafft als eure Kollegen?
• Wie stark ist euer Wunsch nach Mitgestaltung eurer Arbeit?
• Wie schwer tut ihr euch mit starren Vorgaben?
• Bei einer neuen Aufgabe: Versucht ihr lieber, euch selbst erst einen Überblick zu verschaffen und euch daran zu wagen oder würdet ihr lieber als Einstieg ein Brainstorming mit euren Kollegen machen?
• Habe ihr lieber den Schreibtisch voller Arbeit, wenn ihr nach Hause geht oder passt es euch ganz gut, wenn ihr zwischendurch auch mal Leerzeiten habt (und vielleicht endlich mal Zeit, um die geliebte Ablage zu machen)?
• Stellt euch vor, ihr müsstet für eine Prüfung lernen oder eine Präsentation vorbereiten. Würdet ihr dafür am liebsten an einen Ort weg von Zuhause gehen (Bibliothek, Büro), weil ihr dort mehr oder weniger gezwungen werdet, zu arbeiten oder könnt ihr euch selbst disziplinieren, euch zuhause hinzusetzen und alles vorzubereiten?
• Ihr habt euch für eine Weiterbildung mit Kursen ohne Anwesenheitspflicht angemeldet. Ihr besucht am Anfang jede Veranstaltung, merkt jedoch dann relativ schnell, dass ihr mit dem Stoff sehr gut mitkommt. Was tut ihr? Geht ihr weiterhin zu den Terminen, um den Stoff und alles darüber hinaus mitzubekommen? Oder wegen der Mitteilnehmer? Oder bleibt ihr lieber zuhause und versucht, euch die Inhalte in vielleicht kürzerer Zeit durch Selbststudium anzueignen?

Meine Fragen sollen für euch nur als kleiner Anhaltpunkt dienen. Darüber hinaus kann es vielleicht hilfreich sein, einen Persönlichkeitstest zu machen und so etwas mehr über die eigene Arbeitsweise und eure Wünsche zu erfahren. Ich persönlich komme in den Genuss, heute Abend so einen Test machen zu dürfen. Ich werde euch gerne von meinen Erfahrungen berichten.

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Die eigentliche Bedeutung von Überstunden

„Meine Generation wünscht sich eine Arbeitswelt, in der es auf Ergebnisse ankommt. In der Leistung nicht daran bemessen wird, wie viele Stunden wir im Büro verbringen, sondern daran, was am Ende dabei herauskommt. Wir halten nicht viel von Kollegen, die aus Prinzip immer länger bleiben als der Chef, nur um Eindruck zu schinden. Wir halten auch nichts von Vorgesetzten, denen Mails nach Mitternacht imponieren, denn das zeigt in Wahrheit nur, dass jemand schlecht organisiert ist.“ (aus: Bund, Kerstin (2014): Glück schlägt Geld – Generation Y: Was wir wirklich wollen, Murmann Verlag)

Ich habe mir schon sehr oft Gedanken darüber gemacht, wieso die Vorgesetzten es gerne sehen, wenn ihre Mitarbeiter länger als vorgeschrieben im Büro sitzen (ich verwende hier bewusst nicht das Wort arbeiten). Auch im Freundeskreis oder auf der Arbeit ist dieses Thema schon einige Male aufgekommen und es gibt, wie so ziemlich bei jedem Thema, unterschiedliche Ansichten darüber. Meine persönliche Ansicht habe ich beim Lesen des Buches Glück schlägt Geld – Generation Y: Was wir wirklich wollen von Kerstin Bund wiedergefunden und ich muss zugeben, dass ich mich selten so verstanden gefühlt habe wir durch den oben zitierten Abschnitt. Natürlich kann man jetzt damit argumentieren, dass die Mitarbeiter dem Unternehmen laut der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen eine bestimmte Stundenanzahl in der Woche schulden, nicht die Arbeitsleistung für bestimmte Aufgaben. Sie können zum Beispiel in der freien Zeit noch Sonderaufgaben erledigen oder ihre Kollegen unterstützen. Und auch dass dies nicht in allen Firmen und allen Branchen und schon gar nicht in allen Abteilungen möglich ist, das ist wohl auch für jeden nachvollziehbar. Aber sollte nicht generell eine leichte Tendenz zum Umdenken da sein? Auch hier trifft Kerstin Bund wieder den Kern der Sache mit der Aussage:

„In dieser Logik ist es besser, viel Zeit mit wenig Arbeit zu verbringen, anstatt viel Arbeit in kurzer Zeit zu erledigen. Langsames Arbeiten wird belohnt, schnelles Arbeiten bestraft. Das ist absurd!“

Ich gebe zu, ich bin eine Verfechterin dieser Meinung, weil ich gelernt habe, meine Arbeit gut zu strukturieren und trotzdem nebenbei noch Zeit habe, mal mit den Kollegen über das letzte Wochenende oder den nächsten Urlaub zu sprechen. Stellen wir uns diese paradoxe Situation doch einmal vor: Ein Mitarbeiter in eurem Team arbeitet sehr gut und sehr gründlich. Sie müssen selten nach Dingen nachfassen, weil er Ihnen die Ausarbeitungen schon präsentiert, da ist der von Ihnen für sich selbst eingestellte Wiedervorlagetermin noch lange nicht erreicht. Er hat selbständig und eigenverantwortlich alle To-Do’s für den Tag abgearbeitet und sogar schon etwas für Projekte der nächsten Woche recherchiert. Der Mitarbeiter könnte nun eigentlich nach Hause gehen. Aber nein, da er durch seine gut strukturierten Arbeitsabläufe auch in der Vergangenheit wenig Überstunden aufgebaut hat, sieht er sich gezwungen, bis zum offiziellen Feierabend im Büro – nennen wir es wirklich mal so – zu warten. Im besten Fall nutzt er diese Zeit für die Ablage oder um fachspezifische Artikel zu lesen. Im für euch schlechtesten Fall surft er ein bisschen im Internet oder spielt Candy Crush auf dem Handy. Dass das auf die Dauer für die Mitarbeiter nicht ist, liegt ja fast schon auf der Hand: die Motivation sinkt, die Frustration steigt (wer wäre in so einer Situation nicht lieber schon zu Hause?!) und zusätzlich setzt man sich auch noch der Gefahr aus, dass dies ein Vorgesetzten oder Kollege mitbekommt und man gegebenenfalls noch arbeitsrechtliche Konsequenzen fürchten muss.

Obwohl ich zu diesem Thema noch unglaublich viel schreiben könnte, möchte ich mit diesem Beispiel (vorerst) diesen Beitrag beenden und den Ball an euch weitergeben zum Nachdenken und natürlich sehr gerne auch zum Diskutieren. Ich freue mich auf eure Kommentare.

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Das war doch schon immer so!

Heute ein kleiner Beitrag zum Thema Betriebsblindheit, der mir jedoch sehr am Herzen liegt.
Wie kann es sein, dass das Verhalten eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin geduldet wird, nur weil die Person schon lange im Unternehmen beschäftigt ist und sein/ihr Verhalten „schon immer“ so war? Ist das ein Grund? Kann sich jemand alles erlauben, nur weil bis jetzt niemand etwas dagegen gesagt hat?
Bitte verschließt nicht die Augen davor. Gerade das sollte ein Anlass sein, es für die Zukunft besser zu machen! Auch wenn es schwer ist, fest sitzende Verhaltensweisen oder auch Strukturen und Prozesse in einem Unternehmen zu ändern, kann man sich doch davon nicht abschrecken lassen.
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Gerade als junge Führungskraft, die noch nicht so lange in einem Unternehmen beschäftigt ist, fallen einem gewisse Missstände eher auf als denen, die schon länger im Unternehmen beschäftigt sind. Super, kann man sagen, dann ist ja jetzt endlich Zeit, etwas zu verbessern und junge Leute bringen ja oft neuen Schwung rein! Tja, von wegen! Leider kommt es viel zu häufig vor, dass gerade in solchen Situationen der Spruch „Das war doch schon immer so!“ fällt (deswegen auch der Titel dieses Beitrags). Es lässt einen wahnsinnig werden, wenn Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte – ja ich sag es mal so krass – faul sind, sich mit den Problemen zu beschäftigen, nur, weil sich vorher noch niemand darum gekümmert hat, sie zu klären oder zu beseitgigen. Leute: Es kann doch nur besser werden. Veränderung sind nie leicht durchzusetzen, dass weiß jeder, der es schon mal versucht hat. Aber es wird doch nicht besser dadurch, dass man die Augen vor offensichtlichen Problemen verschließt, nur, weil man Angst vor Gegenwehr hat.

Mein Tipp hierzu: Versucht nicht, bei jeder Kleinigkeit etwas verändern zu wollen. Irgendwann sind die Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzten vielleicht genervt von eurem Tatendrang. Sucht euch vorerst die richtig schwierigen Fälle raus und überlegt erst für euch und in Ruhe eine Lösung bzw. einen Verbesserungsvorschlag – wenn möglich sogar mehrere Alternativen. Nur so könnt ihr was verändern und mit euren Änderungswünschen auch auf offene Ohren stoßen!

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