Mach‘ auch mal ne Pause…

Niemand kann sich pausenlos konzentrieren und immer unter Strom stehen. Auch keine Führungskraft muss immer erreichbar sein, sondern hat das Recht auf Verschnaufspausen.

Deshalb mein dringender Appell an auch: macht auch mal die Tür zu, den Bildschirm aus und genießt in Ruhe euer Frühstück oder Mittagessen. Oder noch besser: Geht raus aus dem Büro und esst außer Haus, damit ihr erst gar nicht in Versuchung kommt, doch mal ans Telefon zu gehen oder die eingehende E- Mail zu beantworten! Nur so könnt ihr wieder Kraft schöpfen für eure Arbeit und eure Mitarbeiter!

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Lieber einmal zu viel dokumentiert, als einmal zu wenig!

Aus meinen vorherigen Beiträgen ließ sich schon erkennen, dass ein großes Problem für Führungskräfte darin liegt, den Mitarbeiter möglichst viel Freiraum zu lassen, jedoch die Möglichkeit zu haben, jederzeit bestimmte Vorgänge nachvollziehen zu können. Mein Tipp:

Dokumentiert auch vermeintlich unwichtige Vorgänge lieber einmal zu viel und zu genau, als einmal zu wenig!

Und, besonders wichtig: sensibilisiert eure Mitarbeiter dahin, dass sie das gleiche tun.

 

Eine ausreichende Dokumentation scheint auf den ersten Blick ein enorm zeitraubender Aspekt im Arbeitsalltag zu sein. Hat man sich jedoch einmal daran gewöhnt, auf jedes Schreiben, dass herausgeschickt wird, ein Datum zu machen oder ggf. noch die Art der Versendung (per Post, per Mail usw.), können sowohl die Kollegen als auch die Vorgesetzten die ihnen im Detail unbekannten Vorgänge besser nachvollziehen. Auch Gesprächsnotizen sowohl von persönlichen als auch von telefonischen Gesprächen erleichtern das Suchen und Nachvollziehen für Außenstehende.

Ein einfaches Beispiel: Ein Mitarbeiter Ihrer Abteilung fällt kurzfristig krankheitsbedingt aus. Er war mit einem bestimmten Projekt betreut, um das sich in Vertretung nun ein Kollege kümmern soll. Sie als Vorgesetzten suchen sich die entsprechenden Unterlagen dazu raus. Das aktuellste Dokument (eine E- Mail des Auftraggebers mit Änderungswünschen) finden Sie relativ schnell. Sie bitten nun einen anderen Mitarbeiter, dieses Projekt in der Zwischenzeit weiter zu bearbeiten und weisen ihn an, die Änderungswünsche gemäß der E- Mail so umzusetzen. Der Mitarbeiter macht sich die Arbeit und mailt einen neuen Entwurf an den Kunden. Nun stellt sich heraus, dass ihr erkrankter Mitarbeiter sich schon mit den Änderungswünschen auseinander gesetzt und mit dem Kunden diesbezüglich telefonisch Rücksprache gehalten hat. In diesem Telefonat ergaben sich darüber hinaus gehende Änderungen. Diese wollte der Mitarbeiter umsetzen, ist dann jedoch erkrankt.

So eine Situation hat diverse negative Auswirkungen: die Arbeit wurde doppelt erledigt und, was noch gravierender ist: der Kunde bekommt den Eindruck, dass Sie als Führungskraft Ihre Abteilung nicht ausreichend koordinieren können und dass dort „keiner weiß, was der andere tut“. Durch eine kleine handschriftliche Notiz mit den Ergänzungen in Stichpunkten und einem Datum darauf hätte allen diese Situation erspart.

 

Doch nicht nur Unstimmigkeiten innerhalb des Teams oder mit externen Ansprechpartner kann aus der mangelnden Dokumentation entstehen. Gerade für arbeitsrechtliche Aspekte wie einer möglichen Abmahnung/ Kündigung ist eine ausreichende Dokumentation unabdingbar! Wie oft habe ich schon von Fällen gehört, wo zwar mit den Mitarbeitern über verhaltensbedingte Verfehlungen gesprochen wurde, dies aber niemals irgendwo festgehalten wurde. Was ist das Ergebnis? Man kann nichts vorweisen und es ist nahezu unmöglich, auch nach mehrmaligen Gesprächen den Mitarbeiter zu kündigen. Die Führungskraft muss „bei Null anfangen“, ab da alles dokumentieren, darauf hin eine Abmahnung aussprechen und dann erst kann ohne Probleme gekündigt werden. Eine Dokumentation von Anfang an hätte diesen Prozess erheblich erleichtert und verkürzt!

 

Also: nehmt euch die Zeit und gebt euren Mitarbeitern die Freiräume, sich Notizen zu machen! Es wird sich auszahlen!

 

 

 

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Die Gefahr des “in-CC-setzen” – oder: wie delegieren NICHT funktioniert!

Eine Führungskraft muss nicht über alles genau Bescheid wissen!

Ich muss zugeben, ich bin ein kleiner Kontrollfreak. Was die Arbeit angeht, würde ich am liebsten niemandem außer mir selbst vertrauen. So kann ich sicher gehen, dass die Arbeit sorgfältig erledigt wird und wenn mir ein Fehler passiert, muss ich eben dafür einstehen. Der Schlüsselbegriff, den ich häufiger zu hören bekomme heißt Delegation. Es ist zwar ein abgekautes Thema und viele von euch können dieses Modewort bestimmt nicht mehr hören. Aber ich würde euch gerne an einem kleinen aber simplen Beispiel verdeutlichen, wozu eine Nicht- Delegation bzw. ein kleiner Kontrollwahn führen kann und ein paar kleine Tipps geben, wie ihr euren Delegations- Alltag besser beschreiten könnt.

Es ist für jeden Mitarbeiter, der einen E- Mail- Anschluss in der Firma hat ein Einfachstes, eine E- Mail mit wichtigen oder unwichtigen Informationen an viele Mitarbeiter zu versenden. Ich persönlich habe damit schlechte Erfahrungen gemacht und muss inzwischen sagen, ich verabscheue die „CC- Funktion“, also jemanden in Kopie zu setzen. (Wusstet ihr eigentlich, dass die Abkürzung CC für carbon copy steht und noch aus der Zeit kommt, als es noch das Durchschlagpapier gab? In dieser Wortherkunft sieht man schon relativ deutlich: die begrenzte Anzahl an Durchschlägen, die es damals gab, waren nur für ganz bestimmte, sorgfältig ausgewählte Personen bestimmt). Den Drang, einfach den jeweiligen Vorgesetzten mit in Kopie zu setzen, damit nichts an ihm vorbei geht und er über alles Bescheid weiß, hat sicherlich jeder von uns schon verspürt. Aber wollen wir als Führungskräfte das auch? Eine Flut an E- Mails, von denen man mit der Hälfte sowie nichts anfangen kann, weil man nicht in dem jeweiligen Vorgang steckt? Müssen wir über jede noch so winzige Information den Überblick behalten? Bzw. , sind wir mal ehrlich, selbst wenn man bei vielen E- Mails in Kopie gesetzt wird: den Überblick haben wir doch meist trotzdem nicht, zumindest nicht im Detail, oder?

 

Ein Weg um aus diesem Teufelskreis relativ einfach heraus zu finden? Dokumentiert die Aufgaben, die ihr an eure Mitarbeiter weiter gegeben habt, in einem Buch oder einer Excel- Tabelle (wie es euch am liebsten ist). Schreibt auf, welche Aufgabe ihr wann an wen übertragen habt und wann bzw. bis wann ihr eine Rückmeldung erwartet. Der jeweilige Mitarbeiter ist dann für die gesamte Aufgabe zuständig und kann euch bei Fragen oder vor Bekanntgabe des Ergebnisses, noch einmal ansprechen. Falls Planänderungen auftreten: dokumentiert sie für euch! So könnt ihr, falls Rückfragen kommen oder Probleme auftauchen direkt nachschauen, welcher Mitarbeiter nun für diese Aufgabe zuständig ist und diesen gezielt ansprechen. Und, ich bin mir ziemlich sicher, dass der Mitarbeiter dann euch erklärt oder selber heraus findet, wo das Problem liegt. Er ist derjenige, der sich in die Aufgabe eingearbeitet hat und genau weiß, was Sache ist. Ihr mit eurem meist nur oberflächlichen Wissen werdet durch die Informationsfetzen der E- Mails wahrscheinlich nur noch mehr verwirrt. Also:

Lasst die Vorgänge da, wo sie bearbeitet werden! Die Mitarbeiter haben den besten Überblick!

Wie ihr nun den E- Mail- Wirrwarr beseitigt? Sprecht mit euren Mitarbeitern und erklärt ihnen die Situation! Um die Struktur und vor allem die Kommunikation auch innerhalb des Teams zu verbessern, würde ich zum Beispiel die Aufgabenliste öffentlich machen, entweder als gemeinsame Excel- Tabelle oder als Plakat am schwarzen Brett. So können auch die Mitarbeiter untereinander ihre Aufgabenverteilung eintragen und nachvollziehen. Denn nichts ist schlimmer, als bei seiner eigenen Aufgabe zu hören, dass sich jemand anders darum gekümmert hat und ggf. die Arbeit doppelt gemacht wurde. Aber das ist ein anderes Thema!

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In guten wie in schlechten Zeiten!

Wie viele Führungskräfte gibt es, die sich gerne loben lassen, wenn ihre Abteilung Erfolge erzielt? Aber was passiert, wenn  es mal nicht so gut läuft und die Ergebnisse der Abteilung oder sogar eines einzelnen nach außen hin negativ aufgenommen werden?

Hierzu kann ich nur sagen: Es ist wichtig, dass eine Führungskraft sich vor ihre Abteilung stellt – in guten, wie in schlechten Zeiten!

Nach außen hin, ob es gegenüber einer höher gestellten Person, der Geschäftsleitung oder gegenüber Externen ist, seid ihr und eure Abteilung eine Einheit, müsst euch so präsentieren und werdet auch meist so gesehen. Es ist selbstverständlich, dass ihr als Vorgesetzte nicht über alles eine Übersicht haben (hierzu folgt bald ein sehr interessanter Beitrag zum Thema Die Gefahr des „in-CC-setzen“) und nicht alle Informationen überprüfen kann, bevor sie die Abteilung verlassen. Aber trotzdem: Geht etwas schief, ist es zuerst einmal eure Aufgabe, eure Mitarbeiter gegenüber Dritten in Schutz zu nehmen, Hierzu genügt meist ein „Das lässt sich bestimmt klären“ oder „Ich verstehe Ihren Punkt. Ich werde mich mit meinen Mitarbeitern diesbezüglich erneut zusammen setzen und mich dann bei Ihnen melden“. So gewinnt ihr Zeit und könnt, in einem ruhigen und klärenden Gespräch mit dem zuständigen Sachbearbeiter die Dinge klären. Die Tatsache, dass niemand unfehlbar ist und Fehler jedem passieren und auch dementsprechend fair behandelt werden sollten, muss ich jetzt wohl nicht noch einmal extra erwähnen.

 

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Take your time!

Ich bin ein Fan von fester Terminvereinbarung zwischen Mitarbeitern und dem jeweiligen direkten Vorgesetzten. So können sich beide Parteien zu dem jeweiligen Thema ausreichend vorbereiten und es kommt nichts unverhofftes auf sie zu. Aber kann es sein, dass ich als Mitarbeiter zwei Wochen auf ein persönliches Gespräch warten muss, weil meine Führungskraft zu viele Termine hat?  (Bitte denkt darüber kurz nach, bevor ihr weiter lest!)

Auf der Grundlage meines ersten Beitrags kann ich dies definitiv mit NEIN beantworten! Was kann für eine Führungskraft wichtiger sein, als ihre eigenen Mitarbeiter? Die Antwort lautet: gar nichts. Nur durch den ehrlichen gegenseitigen Austausch können Führungskräfte ihre Aufgabe zufriedenstellend erfüllen. Einen Mitarbeiter, was auch immer sein Anliegen ist, so lange warten zu lassen – das grenzt meiner Meinung nach schon fast an Arbeitsverweigerung! Ich weiß, Führungskräfte haben auch noch eigene Aufgaben zu erfüllen (z.B. Reportings, Teilnahme an Meetings). Aber nehmen wir doch mal die Reportings und Kennzahlen: wie aussagekräftig sind die, wenn die Führungskraft nicht weiß, was in ihrem Team passiert und was ihre Mitarbeiter zur Zeit beschäftigt? Ich kann mich hier nur wiederholen: Die Hauptaufgabe einer Führungskraft ist die Koordination, Motivation und Leitung ihres Teams. Und was auch immer es ist, dass einen Mitarbeiter beschäftigt, ob es eine private Angelegenheit ist (z.B. dass der Partner ins Krankenhaus muss und die Betreuung des Kindes nicht mehr sicher gestellt ist) oder eine finanzielle (dass der Mitarbeiter zum Beispiel eine hohe Nachzahlung an den zuständigen Stromanbieter vornehmen muss) oder eine berufliche (Unzufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen) oder Reibereien unter den Kollegen oder was einen Mitarbeiter sonst noch beschäftigen kann – klärt dies mit euren Mitarbeitern, bevor diese zu abgelenkt sind und vielleicht Fehler machen oder unzufrieden mit der Situation sind. Seht den Mitarbeiter nicht nur als die Person, die er auf der Arbeit ist, sondern nehmt euch die Zeit für seine Probleme und versucht, auch dort Unterstützung anzubieten. Es wird sich alles auf die Arbeit und die Ergebnisse auswirken – positiv wie negativ. Dazu gehört Zeit, die Mitarbeiter zu kennen zu lernen und sicher nicht jeder mied sich euch gleich stark öffnen. Aber es gibt Mitarbeiter, die sehen euch als Führungskraft (d.h. als Person, die dazu fähig ist, Mitarbeiter zu lenken – bitte nicht vergessen!) und vertrauen vielleicht auch in privaten Dingen auf euren Rat und geben viel auf eure Meinung.

 

Also bitte tut euch und euren Mitarbeitern den Gefallen und nehmt euch die Zeit! Ihr werdet es bestimmt nicht bereuen!

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Führungskraft – die Kraft der Führung… oder wie?

Immer wieder höre ich Geschichten von Führungskräften, die meiner Meinung nach nicht das tun, was sie eigentlich sollten. Leider, denn mit richtiger Führung kann man so viel erreichen und bewegen – sowohl für die eigenen Mitarbeiter, als auch für das Unternehmen als Resultat.

Doch was ist die Aufgabe eine Führungskraft überhaupt? Was unterscheidet ihre tägliche Arbeit von der der Nicht- Führungskräfte? Nehmen wir das Wort doch ein mal auseinander und schauen, was sich da hinter verbirgt:

  • Führung: Die ursprüngliche Bedeutung des Wortes war „eine Vorrichtung um zu lenken“ und kam eher aus dem technischen Bereich. Jedoch ist nicht eine Führung eines Unternehmens oder einer Gruppe ein Instrumentarium, um Menschen (hier: Mitarbeiter) in die Richtung zu lenken, in die man sie haben will? Ich für meinen Teil möchte jedoch nicht, dass ihr beim Lesen dieses Blogs jemals Führung mit Manipulation gleich setzt. Ja, Führung sollte etwas bewusstes sein und ist durchaus auch darauf bedacht, ein gewisses Ziel zu verfolgen, aber mein Verständnis von Führung und die Grundlage meiner weiteren Ausführungen ist es, Führung als eine Unterstützung zu sehen, die Mitarbeiter in die für sie selbst und das Unternehmen, in dem sie arbeiten, beste Richtung auszurichten.
  • Kraft: Das Wort Kraft bezieht sich ursprünglich auf das Zusammenziehen der Muskeln und die daraus resultierenden Fähigkeiten, etwas zu schaffen. Dies ist sowohl im arbeitstechnischen, als auch im körperlichen Sinne (Vermögen) gemeint.

Eine Führungskraft ist also diejenige Person in einem Unternehmen, die die Fähigkeit hat, ihre Mitarbeiter dahingehend zu motivieren, zu fördern und zu leiten, das Beste für das Unternehmen zu geben.

Meine Definition zeigt also, dass die Mitarbeiter die Hauptaufgabe einer jeden Führungskraft sind und dass diese Aufgabe noch lange nicht jeder übernehmen kann und sollte.

 

So viel für den Anfang und als Grundlage für meine weiteren Ausführungen!

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